Privacyverklaring

Privacyverklaring

Het Genootschap voor Heemkunde van Herent (feitelijke vereniging) wil de leden, kandidaat-leden en deelnemers aan de activiteiten informeren hoe Heemkunde volgens de Europese richtlijn “Algemene Verordening Gegevensbescherming” met uw persoonsgegevens zorgvuldig omgaat. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen. Het spreekt voor zich dat wij bij Heemkunde gebonden zijn aan alle wettelijke verplichtingen. Indien u, na inzage van deze verklaring, nog vragen heeft, kunt u met ons contact opnemen via: heemkunde3020@gmail.com of met de privacy-verantwoordelijke van het Genootschap voor Heemkunde van Herent (Vic Van Eycken, penningmeester, tel 016/ 23.28.99).

1.    Wij hebben uw persoonsgegevens nodig om u als lid of geïnteresseerde

  • te kennen voor het ledenbeheer, het jaarlijkse lidgeld en de deelnemerslijsten,
  • te kunnen informeren over onze activiteiten via brief of e-mail,
  • ons tijdschrift “Heembode”, uitnodigingen, nieuwsberichten en andere mededelingen die te maken hebben met onze doelstellingen te kunnen versturen,
  • te antwoorden op het mogelijk opvragen van deze gegevens voor het bekomen van erkenning en/of subsidies door de verschillende overheden.

Bovendien zijn wij gebonden aan alle wettelijke en juridische verplichtingen in ons land.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslagen en verwerken: naam en voornaam, aanspreking (geslacht), adres, telefoonnummer en e-mail

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

2.    Om onze activiteiten in ons tijdschrift, op onze website of op onze tentoonstelling te illustreren, kunnen we foto’s en filmopnames maken. Wanneer voor deze doeleinden bepaalde personen toevallig op een foto of film staan, genomen tijdens een activiteit, gaan we er in principe van uit dat een expliciete toestemming voor het verdere gebruik van die foto of film niet vereist is. We passen dit principe ook toe als u een activiteit als gids of spreker leidt. U kunt ons altijd vragen om het beeldmateriaal waar u op staat, niet te gebruiken.

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken, indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij uitsluitend voor het drukken van het ledentijdschrift “Heembode”. Deze derde partij is: Drukkerij Peeters,  Warotstraat  50  te 3020 Herent.

Wanneer de subsidiërende overheid een ledenlijst opvraagt als voorwaarde voor het toekennen van subsidies, geven wij die lijst door.

Wij kunnen uw persoonsgegevens nooit delen met andere derde partijen, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, zonder uw uitdrukkelijke toestemming hetzij via mail, hetzij schriftelijk via brief of invulformulier. U kunt deze toestemming in alle gevallen en op elk ogenblik intrekken door ons dit schriftelijk te laten weten. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaring

Wij bewaren uw gegevens voor langere termijn met het oog op archivering in het algemeen belang. Voor beeldmateriaal bij onze activiteiten hebben we geen maximale termijn.

Wij hebben passende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking door de installatie van recente antivirusprogramma’s, het gebruik van paswoorden en een regelmatige back-up op een externe gegevensdrager.

Beheer

Het beheer van de gegevens wordt uitgevoerd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester van onze vereniging. Zij alleen kunnen er toegang toe krijgen en het gebruik ervan kan alleen mits goedkeuring van het bestuur.

De verantwoordelijke voor het ledenbeheer is de penningmeester Vic Van Eycken.

Indien u niet wenst dat wij uw gegevens verder bijhouden, dient u ons dit via e-mail: heemkunde3020@gmail.com mee te delen en langs deze weg kunt u altijd uw gegevens opvragen, verbeteren of laten wissen.

Klachten

Mocht u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens hebben, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U hebt altijd het recht een klacht bij de Privacy Commissie in te dienen. De Privacy Commissie is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacyverklaring

Het Genootschap voor Heemkunde van Herent kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging op onze website doen. De laatste wijziging dateert van 17 mei 2019.

Namens het bestuur

Hilde Peeters, voorzitter, Paulette De Coninck, ondervoorzitter, Vic Van Eycken, penningmeester, André Mertens, secretaris, Paul Ruebens, archiefbewaarder, Herman Vanhove, digitaal archiefbewaarder en de bestuursleden: Julien Vandensande, Joske Haesaerts, Walter Winnelinckx, Guy Saelemaekers, Agnes Pelgrims, Maurice Buelens en Herman Artois.